8 sudenkuoppaa järjestelmän hankinnassa!

1) Unohdetaan miettiä järjestelmän tavoitteet ja reunaehdot

Mitä ongelmaa ollaan ratkaisemassa? Selvitä nykytila! Aloita järjestelmän hankinta aina tarvekartoituksella. Onko olemassa olevia järjestelmiä mahdollisuus hyödyntää? Määräävinä reunaehtoina ovat usein käytettävissä olevat eurot, mukana olevat henkilöt ja aika, jonka puitteissa projektin on oltava valmis. Muista että tarve ja halu ovat eri asioita. Samoin voivat olla myös tilaus ja toimitus.

-> Kaikkea ei kannata haluta ja on osattava tilata se mitä tarvitaan.

2) Ei uskalleta kysyä neuvoa järjestelmän toiminnalliseen määrittelyyn

Oikea asiantuntemus on valttia, että saat puolueetonta ja ammattitaitoista apua. Hyvä suunnittelija pystyy esittämään vaihtoehtoja ja kuvaamaan toiminnallisuuden sellaisella tarkkuudella että toimittaja voi siihen tarjota yksiselitteistä ratkaisua.

-> Pyydä toimittajia esittelemään järjestelmiään - he ovat parhaita asiantuntijoita omalla tontillaan.

3) Ei kilpailuteta toimittajia kunnolla

Tarjouspyyntö tulee tehdä yksiselitteiseksi, niin että toimittajan on siihen helppo vastata ja tilaajan on niitä helppo vertailla. Mitä paremmin toimittaja ymmärtää todelliset tarpeesi, sitä parempia tarjouksia saat.

-> Älä anna toimittajalle mahdollisuutta tulkita tarjouspyyntöä!

4) Valitaan halvin tarjous

Viimeistään tässä vaiheessa varmista että tarjottu kokonaisuus vastaa tarvettasi ja on reunaehtojen mukainen. Hankintahetkellä halvin ei välttämättä ole edullisin ylläpidettävä. Huomioi myös mahdolliset laajennustarpeet tulevaisuuden varalle. Laske järjestelmän kokonaiskustannus koko elinkaaren ajalle.

-> Halvin ei ole aina paras!

5) Projektin aloittaminen venyy ja paukkuu

Projektin päättäminen siirtyy saman verran kuin aloitus viivästyy. Toteutusaikaa ei kannata supistaa, koska silloin kärsii laatu.

-> Jahkailu ei auta ketään.

6) Hoidetaan Toteutus, Koulutukset ja Käyttöönotto huonosti

Tilaajalla on oltava vastuuhenkilö, jolla on tarvittava ymmärrys hankittavasta kokonaisuudesta, riittävästi uskallusta kysyä jos on epäselviä asioita ja aikaa paneutua hankkeeseen. Vastuuhenkilön tehtävä on varmistaa että toteutus, koulutus ja käyttöönotto voidaan tehdä sovitussa aikataulussa ja laajuudessa.

-> Varmista omien resurssien riittävyys.

7) Projektin päättäminen venyy ja paukkuu

Järjestelmän hyväksymiskriteerit tulee olla määriteltyinä jo tarjouspyynnössä. Jos tarvekartoitus ja tarjouspyyntö on tehty kunnolla ei matkan varrella tule yllätyksiä. Käytännössä kuitenkin tulee aina ilmi sellaista mihin ei olla osattu varautua. Näiden lisätilausten kohdalla pitää myös muistaa tilausta tehdässä sopia hyväksymiskriteerit. Hyvä käytäntö on myös sopia hyväksymiskatselmusten enimmäismäärä ja aikataulut jo tarjousvaiheessa.

-> Ennakoi tuleva. Yhdessä sovittuun maaliin on molempien helpompi osua.

8) Ei sovita ylläpidosta ja tuotantokäyttö jää puolitiehen

Jo budjettia laadittaessa on huomioitava että toteutuksen, koulutuksen ja käyttöönoton jälkeen ylläpitoon kuluu euroja. Järjestelmätakuu ei kata itse aiheutettuja vahinkoja ja normaalia kulumista. Lisäksi uusi järjestelmä muuttaa usein toimintatapoja. Uudet toimintamallit synnyttävät jatkokehitystarpeita, joita ei olla osattu alunperin huomioida.

-> Mikään järjestelmä ei ole ikuinen.